17 Listopad, 2020
Zaproszenie do składania ofert w trybie Negocjacji nieograniczonych w postępowaniu na ,,Zakup urządzenia paczkującego do pakowania karmelków o gramaturze od 90 g do 1000g’’
1. ORGANIZATOR POSTĘPOWANIA
Fabryka Cukierków „Pszczółka” Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Ludwika Spiessa 7, 20-270 Lublin, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000370450, posiadająca REGON 060698643, NIP 9462616622, BDO 000021274, kapitał zakładowy w wysokości 170 235 384 zł, zwana dalej również „Organizatorem” lub „Zamawiającym”.
2. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA I JEGO ZAKRES
Przedmiotem postępowania jest ,,Zakup urządzenia paczkującego do pakowania karmelków o gramaturze od 90 g do 1000g’’. W ramach wykonania przedmiotu postępowania Oferent dostarczy i uruchomi kompletną linie do pakowania torebek, składającą się z urządzeń wyszczególnionych w Specyfikacji, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia.
3. MIEJSCE, TERMIN I TRYB SKŁADANIA OFERT
3.1. Pisemną ofertę należy złożyć w siedzibie Fabryki Cukierków „Pszczółka” Sp. z o.o. w Lublinie (20-270), ul. Spiessa 7, w sekretariacie Zamawiającego (godziny pracy od poniedziałku do piątku od godz. 7: 00 do godz. 15.00), w nieprzekraczalnym terminie do dnia 11.12. 2020 r. do godz. 15.00.
a. W przypadku przesłania oferty pocztą musi ona wpłynąć do Fabryki Cukierków „Pszczółka” Sp. z o.o. w Lublinie (20-270), ul. Spiessa 7, w terminie do dnia 11.12.2020. 2020 r. do godz. 15.00.
4. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT
4.1. Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie Fabryki Cukierków „Pszczółka” Sp. z o.o. w Lublinie (20-270), ul. Spiessa 7, w dniu 14.12.2020r. o godz.12:00. Przy otwarciu ofert nie mogą być obecni Oferenci.
4.2. Oferty, które zostaną dostarczone lub przesłane po terminie, jako odrzucone nie zostaną otwarte i zostaną niezwłocznie zwrócone Oferentom.
5. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Oferenci będą związani swoją ofertą przez 90 dni, licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
6. NIEZBĘDNE DOKUMENTY I WARUNKI WYMAGANE OD OFERENTÓW
Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty:
6.1. Formularz ofertowy, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia,
6.2. Oświadczenie Oferenta o treści stanowiącej Załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia,
6.3. Oświadczenie o poufności o treści stanowiącej Załącznik nr 4 do niniejszego Zaproszenia,
6.4. Aktualny odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert bądź aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (Organizator dopuszcza złożenie wydruku pobranego ze strony internetowej CEIDG lub KRS z tym zastrzeżeniem, aby zawarte w nim wpisy/dane były aktualne, co w przypadku wątpliwości Organizatora może być zweryfikowane),
6.5. Pełnomocnictwo udzielone osobie składającej ofertę do działania w imieniu Oferenta, chyba, że oferta zostanie złożona (podpisana) przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta na podstawie odpisu z rejestru przedsiębiorców lub Oferenta zgodnie z danymi z CEIDG,
6.6. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z płaceniem podatków, opłat, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub oświadczenie Oferenta, że na datę złożenia oferty Oferent nie zalega z płaceniem podatków, opłat
6.7. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidywane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub oświadczenie Oferenta, że na datę złożenia oferty Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskał przewidywane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
6.8. Specyfikację oferowanego urządzenia,
6.9. Specyfikację ewentualnych podwykonawców przewidzianych do realizacji przedmiotu postępowania ze wskazaniem ich danych i zakresu wykonywanych prac
6.10. Opcjonalnie (nie obligatoryjnie), o ile Oferent chciałby wykazać się doświadczeniem, lista referencyjna Załącznik nr 6 potwierdzające doświadczenie w realizacji wyżej wymienionych zadań w zakresie tożsamych lub zbliżonym z przedmiotem postępowania.
7. WYMAGANIA JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ OFERTA
7.1. Oferent składa jedną ofertę.
7.2. Oferent wskazuje datę sporządzenia oferty.
7.3. Ofertę należy sporządzić w sposób czytelny, w języku polskim, w formie pisemnej.
7.4. Oferta nie może zawierać poprawek ani skreśleń. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty wraz z Załącznikami kolejno ponumerować.
7.5. Wszystkie strony (kartki) zaleca się spiąć (zszyć) w sposób uniemożliwiający dekompletację.
7.6. Oferta musi zawierać dokumenty, o których mowa w pkt. 6 niniejszego Zaproszenia.
7.7. Załączniki, w szczególności dokumenty, o których mowa w pkt. 6 niniejszego Zaproszenia, stanowią integralną część oferty.
7.8. Organizator nie dopuszcza składania ofert częściowych.
7.9. Organizator nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
7.10. Oferta winna zawierać wskazanie osób upoważnionych do kontaktów w związku z postępowaniem, z podaniem numerów telefonów i adresów e-mail.
7.11. Oferta oraz Załączniki, w tym dokumenty będące składnikami oferty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta i zaciągania na jego rzecz zobowiązań majątkowych, z podaniem ich nazwisk oraz stanowisk służbowych.
7.12. Wynagrodzenie podane przez Oferenta na Formularzu ofertowym winno być rozbite zgodnie ze specyfikacją i wyrażone w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrągleń). Oferent zobowiązany jest wskazać wynagrodzenie w kwocie netto i brutto, zgodnie z wyszczególnieniem zawartym w tabeli Formularza ofertowego, a następnie wynagrodzenie całkowite ryczałtowe za wykonanie przedmiotu postępowania w kwocie netto i brutto. Wynagrodzenie ryczałtowe podane przez Oferenta na Formularzu ofertowym winno obejmować wszelkie koszty za wykonanie przedmiotu postępowania (w tym także koszty materiałów i robocizny, sprzętu, urządzeń, ew. transportu, rozładunku, nadzoru, ewentualnych ceł, podatków innych niż VAT, opłat administracyjnych, innych należności płatnych przez Oferenta itp.). Fabryka Cukierków „Pszczółka” Sp. z o.o. przyjmuje, iż wiążącym wynagrodzeniem za wykonanie przedmiotu postępowania jest wynagrodzenie całkowite ryczałtowe netto wyrażone słownie.
7.13. Ofertę należy złożyć w zamkniętej i opieczętowanej / opisanej danymi Oferenta, zgodnie z pkt 7.15. kopercie z napisem: „Urządzenie paczkujące do pakowania karmelków o gramaturze od 90 g do 1000g’’. NIE OTWIERAĆ”
7.14. Oferta powinna zostać opakowana w taki sposób, aby nie można było zapoznać się z jej treścią do czasu otwarcia ofert.
7.15. Na kopercie należy umieścić dane Oferenta oraz adres e-mailowy do kontaktu z Oferentem w związku z prowadzonym postępowaniem. Skutki związane z brakiem oznaczenia koperty we wskazany powyżej sposób ponosi Oferent.
8. INFORMACJA O FORMIE SKŁADANYCH PRZEZ OFERENTÓW OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
8.1. Oferent składa oświadczenia i dokumenty w oryginale lub w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
8.2. W przypadku działania Oferenta przez pełnomocnika, należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo w oryginale lub kopię pełnomocnictwa potwierdzoną za zgodność z oryginałem w sposób, o którym mowa w pkt. 8.1.
9. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ
9.1. Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami ze strony Organizatora, do momentu otwarcia ofert jest Zbigniew Kulbaka, adres e-mail: zbigniew.kulbaka@fcpszczolka.pl,
tel.665 881 152.
9.2. Oferent może wystosować pytanie do Organizatora dotyczące przedmiotu postępowania. Pytania Oferentów powinny być wysyłane do dnia 04.12. 2020 roku, do godziny 15.00 na adres e-mail: zbigniew.kulbaka@fcpszczolka.pl,
9.3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieudzielania odpowiedzi na pytania nie mieszczące się w zakresie Zaproszenia lub złożone po terminie wyznaczonym do składania pytań przez Oferentów.
9.4. Odpowiedzi na pytania będą udzielane za pomocą poczty elektronicznej, na wskazany przez danego Oferenta adres e-mail.
9.5. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje będą przekazywane przez Organizatora drogą elektroniczną na wskazane przez Oferentów adresy e-mail.
9.6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść Zaproszenia. Informacja o dokonanej w ten sposób modyfikacji zostanie opublikowana na stronie internetowej Organizatora i dodatkowo przekazana drogą elektroniczną wszystkim Oferentom, którzy przed dokonaniem modyfikacji złożyli oferty z oznaczeniem (na kopercie) adresu e-mail do kontaktów z Oferentem w związku z postępowaniem. W przypadku złożenia przez takiego Oferenta kolejnej oferty, do oferty pierwotnej ma zastosowanie pkt 4.2. niniejszego Zaproszenia.
9.7. Organizator może przedłużyć termin składania ofert, w szczególności w związku z dokonaną modyfikacją treści Zaproszenia. Informacja o przedłużeniu terminu składania Ofert zostanie opublikowana na stronie internetowej Organizatora.
10. ZASADY I TRYB WYBORU OFERTY
10.1. Wybór oferty zostanie dokonany spośród ofert nie podlegających odrzuceniu.
10.1.1.Organizator w uzasadnionych przypadkach może żądać złożenia dodatkowych, pisemnych wyjaśnień i uzupełnienia złożonej oferty, wysyłając do wszystkich oferentów prośbę o uzupełnienie ofert i wyznaczając termin na udzielenie odpowiedzi.
10.2. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
10.2.1. Zostanie złożona po wyznaczonym terminie lub w niewłaściwym miejscu,
10.2.2. Nie będzie zawierała wszystkich informacji i dokumentów wymaganych w Zaproszeniu, z zastrzeżeniem ppkt 10.1.1.
10.2.3. Nie będzie spełniać wszystkich wymagań i warunków wskazanych w Zaproszeniu.
10.3. O odrzuceniu oferty Fabryka Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. zawiadamia niezwłocznie Oferenta wskazując przyczynę odrzucenia oferty.
10.4. Organizator dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100% = 100 pkt.):
10.4.1. Punkty za kryterium „cena netto” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena oferty najtańszej
——————————————— x 70 = ilość punktów
Cena oferty badanej
10.4.2. Punkty za kryterium „gwarancja” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
(w ofercie należy podać okres gwarancji na dostarczone urządzenia):
Okres gwarancji w badanej ofercie
————————————————————————-—- x 20 = ilość punktów
Okres gwarancji najdłuższy spośród wszystkich ofert
10.4.3. Punkty za kryterium „dostępność serwisu” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
(w ofercie należy podać czas reakcji serwisu dla dostarczonego urządzenia):
Czas reakcji serwisu najkrótszy spośród wszystkich ofert
————————————————————————-—- x 10 = ilość punktów
Czas reakcji serwisu w badanej ofercie
10.5. Spośród ofert nie podlegających odrzuceniu zostaną wybrane oferty zakwalifikowane do negocjacji. Negocjacje zostaną przeprowadzone tylko z wybranymi Oferentami, zaś o czasie i miejscu negocjacji, zakwalifikowany do negocjacji Oferent zostanie poinformowany przez Organizatora zaproszeniem do negocjacji. Celem prowadzonych negocjacji będzie uzyskanie najlepszej oferty dla Organizatora.
10.6. Po przeprowadzeniu negocjacji Oferenci będą zobowiązani do złożenia ofert końcowych, w terminie i formie wskazanej przez Organizatora. Do ofert końcowych mają odpowiednie zastosowanie zapisy zawarte w Zaproszeniu z tym, że w takim przypadku Oferent zwolniony jest z obowiązku ponownego składania dokumentów, o których mowa w pkt 6 pod warunkiem, że dane w nich zawarte nie uległy zmianie. Oferty końcowe zostaną przez Organizatora poddane ponownej ocenie, zgodnie z zasadami ustalonymi w niniejszym Zaproszeniu.
10.7. Zawarcie umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania nastąpi po zaakceptowaniu najkorzystniejszej oferty i podjęciu decyzji przez właściwy organ Fabryki Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o.
10.8. Oferent, którego oferta zostanie wybrana otrzyma pisemną informację o przyjęciu jego oferty. Pozostali Oferenci zostaną pisemnie powiadomieni o tym, że ich oferty nie zostały wybrane.
10.9. W celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości Zamawiający wskazuje, że wybór oferty najkorzystniejszej nie stanowi zawarcia umowy.
11. ZASTRZEŻENIA I INFORMACJE DODATKOWE
11.1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Warunki postępowania zostały określone w niniejszym Zaproszeniu.
11.2. Fabryka Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do częściowego skorzystania z oferty.
11.3. Fabryka Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty.
11.4. Fabryka Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. bez podania przyczyn może odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub przedłużyć termin do składania ofert.
11.5. Fabryce Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. przysługuje prawo zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny.
11.6. Fabryce Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. przysługuje prawo unieważnienia postępowania w części lub w całości w każdym czasie bez podania przyczyny.
11.7. Z tytułu odrzucenia oferty, nie dokonania wyboru oferty, odstąpienia od przeprowadzenia postępowania, zamknięcia postępowania bez wyboru oferty lub unieważnienia postępowania, Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Fabryce Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o.
11.8. Złożona w postępowaniu oferta staje się własnością Fabryki Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o. Organizator nie ma obowiązku ujawniania jakichkolwiek informacji dotyczących ofert złożonych w postępowaniu.
11.9. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Organizator w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Fabryki Cukierków „Pszczółka” sp. z o.o.
11.10. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, we wskazanym przez Organizatora terminie i/lub nie spełni warunków w zakresie przedstawienia dokumentów, o jakich mowa w pkt 12 zdanie pierwsze Zaproszenia, Organizator może wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert a Oferentowi nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia, w tym odszkodowawcze, z tego tytułu w stosunku do Organizatora.
12. DODATKOWE POSTANOWIENIA W PRZYPADKU ZAWARCIA UMOWY
Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, będzie zobowiązany do zawarcia z Organizatorem pisemnej umowy, jak również w przypadku zapisów o płatnościach zaliczkowych i/lub karach umownych, do przedstawienia przed zawarciem umowy aktualnych (wg. wskazań Organizatora) zaświadczeń właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z płaceniem podatków, opłat oraz aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidywane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, która poza swymi podstawowymi i integralnymi założeniami, może zawierać inne klauzule, w tym zabezpieczające prawidłowe wykonanie umowy, w szczególności:
12.1. W umowie zostaną zastrzeżone kary umowne dla Wykonawcy w przypadku:
12.1.1. Opóźnienia w wykonaniu zobowiązań w toku realizacji umowy – w wysokości nie mniej niż 0,1% wynagrodzenia ryczałtowego całkowitego za każdy dzień opóźnienia,
12.1.2. Opóźnienia w wykonaniu zobowiązań gwarancyjnych – w wysokości nie mniej niż 0,1% wynagrodzenia ryczałtowego całkowitego za każdy dzień opóźnienia,
12.1.3. Odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn dotyczących Wykonawcy – w wysokości nie mniej niż 10% wynagrodzenia ryczałtowego całkowitego,
12.2. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
12.3. Warunkiem wystawienia faktur i płatności będą podpisane przez Zamawiającego protokoły odbiorów przewidziane w umowie z klauzulą „bez zastrzeżeń”. Zapłata wynagrodzenia ryczałtowego będzie następowała na podstawie faktur doręczonych Zamawiającemu.
12.4. Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
12.5. Język umowy polski i właściwe prawo polskie. Dopuszcza się sporządzenie umowy w polskiej i angielskiej wersji językowej. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności między polską i angielską wersją językową, wiążąca jest wersja polska.
12.6. Właściwy do rozstrzygania sporów Sąd powszechny w Lublinie z zastosowaniem prawa polskiego i języka polskiego.
12.7. Sposób i terminy płatności wynagrodzenia powiązane będą ściśle z ustalonym harmonogramem realizacji inwestycji oraz okresem rozliczeniowym Zamawiającego (rokiem obrotowym), który trwa od 1 października do 30 września kolejnego roku.
12.8. Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność za działania podwykonawców i dostawców jak za swoje własne działania i zaniechania.
12.9. Tytułem zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady oraz gwarancji, jakości, Wykonawca przed podpisaniem protokołu odbioru końcowego zobowiązany będzie do złożenia zabezpieczenia w formie kaucji albo gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej renomowanego Towarzystwa Ubezpieczeń, posiadającego siedzibę lub Oddział na terenie Polski, na kwotę nie mniej niż 5% wynagrodzenia netto Wykonawcy określonego w Umowie.
12.10. Wykonawca będzie miał obowiązek posiadać ubezpieczenie działalności od odpowiedzialności cywilnej, z sumą ubezpieczenia w kwocie nie niższej niż wartość przedmiotu postępowania. Kopia polisy będzie stanowić Załącznik do Umowy.
12.11. Wykonawca i Zamawiający zobowiązani będą do udostępniania sobie nawzajem danych osobowych podmiotów z nimi współpracujących, osób odpowiedzialnych za wykonanie umowy, tj. m.in. pracowników, osób działających na podstawie umów cywilnoprawnych lub podwykonawców, stając się tym samym administratorem tych danych na podstawie Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”).
12.12. Wykonawca zobowiązany będzie wypełnić w imieniu Zamawiającego obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO i poinformować odpowiednie osoby o przetwarzaniu ich danych osobowych przez Zamawiającego w związku z wykonaniem umowy.
Załączniki:
1 – specyfikacja wymagań,
2 – formularz ofertowy,
3 – oświadczenie oferenta,
4 – oświadczenie o poufności,
5 – informacja dotycząca przetwarzania danych,
6 – Lista referencyjna.